1. INTRODUCTION

Dans le cadre de son activité commerciale d’éditeur de logiciels, et ses activités commerciales dérivées, la Société Kondree, éditrice du site web oxcare.fr (ci-après indifféremment, la “Société”) est amenée à traiter des informations vous concernant. Par exemple, en remplissant un formulaire d’inscription, en contactant notre Service clients, en vous inscrivant à un événement que nous organisons, vous nous transmettez des informations dont certaines sont de nature à vous identifier (« Données Personnelles »).

La présente Politique de confidentialité vous informe de la manière dont nous recueillons et traitons vos données personnelles. Nous vous invitons à la lire attentivement.

Important

Nous n’utilisons vos données personnelles que dans les cas prévus par la réglementation en vigueur :

• L’exécution d’un contrat que nous avons conclu avec vous, et/ou
• Le respect d’une obligation légale, et/ou
• Votre consentement à l’utilisation de vos données, et/ou
• L’existence d’un intérêt légitime à utiliser vos données. L’intérêt légitime est un ensemble de raisons commerciales ou d’affaires qui justifie l’utilisation de vos données par la Société éditrice du site oxcare.fr

Pour la Société éditrice du site oxcare.fr, cet intérêt légitime est principalement le fait de savoir combien de fois vous utilisez le logiciel chaque mois, de façon à mieux vous connaître pour vous proposer des services toujours plus adaptés, toujours dans l’idée d’adapter nos services aux attentes de nos utilisateurs.

En tout état de cause, vos droits individuels primeront toujours sur notre intérêt légitime, et nous n’utiliserons jamais vos données à des fins commerciales contre votre volonté.

2. QUI EST LE RESPONSABLE DES TRAITEMENTS MENTIONNÉS DANS LE PRÉSENT DOCUMENT ?

Le responsable des traitements mentionnés par le présent document est la Société éditrice du site oxcare.fr, SAS Kondree, au capital de 42 000 €, dont le siège social est situé 10 place Françoise HERITIER – 34000 Montpellier, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Montpellier sous le n° 900 574 732.

Le responsable en matière de protection des données de la société Kondree est M. Thomas Person.

3. QUELLES SONT LES DONNÉES QUE NOUS RECUEILLONS SUR VOUS ET DANS QUELLES CIRCONSTANCES LES COLLECTONS-NOUS ?

3.1. Les données que vous nous transmettez directement

A l’occasion des différents contacts que nous avons avec vous, vous pouvez être amené à nous communiquer des informations qui vous concernent. Elles sont collectées notamment lors de la création d’un compte.

Ces données sont notamment :

• Noms, prénoms ;
• Adresse postale du lieu d’exercice, adresse e-mail, numéro de téléphone professionnel ;
• Mot de passe crypté utilisé pour vous identifier sur nos sites ou nos applications ;

3.2. Les données que nous recueillons à l’occasion de notre relation commerciale

Les données que nous recueillons à l’occasion de notre relation commerciale avec vous sont notamment les suivantes :

• Informations relatives à l’historique de votre utilisation du site web oxcare.fr : inscription, fréquence de l’usage du logiciel ;
• Les demandes que vous avez faites auprès de notre service clients ou les incidents que vous nous avez signalés ;
• Les demandes d’exercice de droits.

3.3. Les données que nous recueillons automatiquement

Lors de chacune de vos visites sur nos sites et applications mobiles, nous recueillons des informations relatives à votre connexion et à votre navigation. Différentes technologies peuvent être mises en œuvre pour recueillir ces données. Nous les désignons de façon générique « cookie ».

– Données recueillies par l’intermédiaire de cookies

Le seul et unique cookie déposé par la Société éditrice du site oxcare.fr est un cookie obligatoire, car nécessaire au fonctionnement du site. Il est indispensable à la navigation sur oxcare.fr car il contient votre identifiant de session, ce qui permet de sécuriser votre connexion. Sans ce cookie, vous ne pourriez pas utiliser normalement le site et nous vous déconseillons par conséquent d'empêcher son utilisation ou de le supprimer.

Nous ne recueillons aucune donnée via ce cookie.

– Données recueillies par des technologies standard d’Internet

Nous sommes également susceptibles d’utiliser des technologies standard d’Internet, tels que des scripts, des pixels et des redirections. Les scripts (parfois appelés tags), écrits en langage javascript, sont des programmes qui s’exécutent dans votre navigateur ou votre application mobile et effectuent différentes actions, par exemple envoyer une information à nos serveurs. Les scripts sont également capables de créer des pixels. Les pixels (parfois appelées GIFs transparents, GIFs clairs ou Web-bugs) sont des lignes de code qui permettent d’afficher une image graphique (généralement invisible) sur une page Web ou dans un e-mail. Les redirections permettent de rendre une page Web disponible sous plusieurs adresses de page (URL). Lorsqu’un navigateur ouvre une URL de redirection, une page avec une URL différente est ouverte.

Le but de ces technologies est d’améliorer votre expérience sur le site oxcare.fr.

Ces technologies nous donnent accès notamment aux informations suivantes :

• Informations relatives à votre utilisation de nos sites et applications ;
• Informations sur la lecture ou non des e-mails que nous vous adressons, sur les clics que vous faites sur les liens contenus dans ces e-mails.

3.5 Données relatives aux mineurs

Nos produits et services s’adressent exclusivement à des personnes majeures.

3.7. Exclusion de toute donnée sensible

Le Site Oxcare ne collecte aucune donnée sensible vous concernant. Sont considérées comme des données sensibles : l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, l’adhésion à un syndicat, les données relatives à la santé ou l’orientation sexuelle. Si de telles informations étaient d’une manière ou d’une autre communiquées à la Société, elles seront supprimées.

4. POUR QUELLES FINALITÉS UTILISONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Le présent article vous indique les principales finalités pour lesquelles nous utilisons les données mentionnées à l’article 3.

4.1. Opérations nécessaires à la fourniture de produits ou services

• Prise en compte de votre inscription et exécution de ce contrat ;
• Relation clients : mise à disposition d’un Service clients accessible par e-mail pour toute question ou réclamation ;
• Réalisation d’enquêtes de satisfaction ;
• Envoi d’informations sur la modification ou l’évolution de nos services ;
• Gestion de l’exercice de vos droits sur vos données personnelles, dans les conditions prévues à l’article 9 ;
• Vérification du respect de la législation applicable, de nos contrats et conditions générales d’utilisation.

4.2. Finalités associées au dépôt de cookies sur votre navigateur

Le seul et unique cookie déposé par la Société éditrice du site oxcare.fr est un cookie obligatoire, car nécessaire au fonctionnement du site. Il est indispensable à la navigation sur oxcare.fr car il contient votre identifiant de session, ce qui permet de sécuriser votre connexion. La finalité est l’accès authentifié et sécurisé à oxcare.fr

5. PENDANT COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Vos Données personnelles sont conservées pendant une durée conforme aux dispositions légales ou proportionnelles aux finalités pour lesquelles elles ont été enregistrées. Certaines durées de conservation répondent à l’intérêt légitime de la Société tel que spécifié en introduction.

Les durées de conservation varient selon que nous avons une relation de nature contractuelle en cours (vous êtes un utilisateur actif), que nous avons eu avec vous par le passé une relation contractuelle (vous êtes un utilisateur inactif) ou que nous n’avons jamais eu avec vous de relation de ce type (vous êtes alors un prospect).

Le tableau ci-dessous mentionne les principales durées de conservation de vos données.

En tout état de cause, nous révisons régulièrement les informations que nous détenons. Lorsque leur conservation n’est plus justifiée par des exigences légales, commerciales ou liées à la gestion de votre compte client, ou si vous avez fait usage d’un droit de modification ou d’effacement, nous les supprimerons de façon sécurisée.

6. QUI EST SUSCEPTIBLE D’AVOIR ACCÈS AUX DONNÉES QUE NOUS RECUEILLONS ?

6.1. Accès aux données au sein de la Société

Sont susceptibles d’avoir accès à certaines de vos données :

• Les collaborateurs des services inscription, relation clients, administratif, comptabilité
  et contrôle de gestion, informatique et marketing & commercial.

L’accès à vos données se fait sur la base d’autorisations d’accès individuel et limité. Les personnels pouvant accéder aux données personnelles sont soumis à une obligation de confidentialité (par un engagement nominal et personnel de confidentialité)

6.2. Transmission de données

Sont susceptibles d’avoir accès à certaines de vos données :

– Les sous-traitants

Ils assurent des prestations pour notre compte, notamment :

• Gestion de votre compte
• Gestion des appels téléphoniques, envoi de courriers postaux ou numériques
• Réalisation d’opérations de maintenance et de développements techniques

L’accès de nos sous-traitants à vos données se fait sur la base de contrats signés faisant mention des obligations leur incombant en matière de protection de la sécurité et de la confidentialité des données.

– Les autorités de police, autorités judiciaires ou administratives

Lorsque nous avons l’obligation légale de le faire ou afin de garantir les droits, les biens et la sécurité de la Société.

7. VOS DONNÉES SONT-ELLES TRANSFÉRÉES EN DEHORS DE L’UNION EUROPÉENNE ?

Nous conservons vos données personnelles dans l’Union européenne.
 

8. COMMENT VOS DONNÉES SONT-ELLES PROTÉGÉES ?

En tant que responsable de traitements, nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément aux dispositions légales applicables, pour protéger vos données personnelles contre l’altération, la perte accidentelle ou illicite, l’utilisation, la divulgation ou l’accès non autorisé, et notamment :

• La désignation d’un responsable interne en matière de données à caractère personnel ;
• La sensibilisation aux exigences de confidentialité de nos collaborateurs amenés à accéder
  à vos données personnelles ;
• La sécurisation de l’accès à nos locaux et à nos plates-formes informatiques ;
• La sécurisation de l’accès, du partage et du transfert des données ;

9. QUELS SONT VOS DROITS ?

9.1. Vos droits en matière d’accès à vos données personnelles

Vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles et de demander qu’elles soient rectifiées, complétées ou mises à jour. Vous pouvez également demander l’effacement de vos données ou vous opposer à leur traitement, à condition de justifier d’un motif légitime.

Vous pouvez demander à exercer votre droit à la portabilité de vos données, c’est-à-dire le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et le droit de transmettre ces données à un autre responsable de traitements.

Vous pouvez enfin formuler des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès.

Vous pouvez exercer vos droits auprès du responsable en matière de données personnelles de la Société à l’adresse suivante : 10 place Françoise HERITIER – 34000 Montpellier ou par mail : rgpd@kondree.com

Avant de répondre à votre demande, nous sommes susceptibles de vérifier votre identité et/ou vous demander de nous fournir davantage d’informations pour répondre à votre demande. Nous nous efforcerons de donner suite à votre demande dans un délai raisonnable et, en tout état de cause, dans les délais fixés par la loi.

En cas de réponse insatisfaisante, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) : https://www.cnil.fr/fr/plaintes

9.2. Vos droits en matière d’opposition aux sollicitations commerciales

Nous sommes susceptibles d’utiliser vos coordonnées dans le cadre de sollicitations commerciales, en conformité avec la loi applicable et les clauses de la présente politique de confidentialité. Vous pouvez à tout moment vous opposer à ces sollicitations, selon des modalités qui dépendent du canal de communication que nous utilisons pour vous les adresser.

– Sollicitations commerciales par voie électronique (e-mail et SMS) :

Nous respectons les règles de l’article L.34-5 du code des postes et des communications électroniques qui prévoit le recueil préalable et exprès de votre consentement pour l’envoi de prospection commerciale par voie électronique (e-mail, push notifications ou SMS).

Ainsi, sur les formulaires que vous remplissez lorsque vous souscrivez l’un de nos produits ou services, lorsque vous créez un compte sur nos sites ou applications, ou à l’occasion de tout autre contact avec nous, il vous est expressément demandé votre consentement :

• pour recevoir des offres de la part de Oxcare.

Exception : votre consentement exprès et préalable n’est pas obligatoire lorsque vous êtes déjà client du site Oxcare et que l’objet de notre sollicitation est de vous proposer des produits ou services analogues à ceux que nous vous fournissons déjà.

Dans tous les cas, vous avez toujours la possibilité de vous opposer à la réception de ces sollicitations en effectuant les actions suivantes :

• Pour l’e-mail, en cliquant sur le lien de désabonnement prévu dans chaque e-mail, en vous rendant sur votre compte en ligne ou en contactant notre service clients..
• Pour le sms, en envoyant un STOP SMS au numéro indiqué dans celui-ci ou en contactant notre service clients.

– Sollicitations commerciales par téléphone

Nous sommes susceptibles de vous contacter par téléphone pour vous proposer des offres sur des produits ou services. Si vous ne souhaitez pas être sollicité, vous avez la possibilité de vous inscrire sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique accessible sur le site www.bloctel.gouv.fr

– Sollicitations par tout autre moyen

Nous vous invitons à contacter notre service clients pour lui signaler que vous ne souhaitez pas faire l’objet de ces sollicitations.

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